Slimmer en efficienter werken in het Sociaal Domein
De wereld om ons heen verandert. Dat geldt zeker ook in het Sociaal Domein. Steeds meer wordt er een beroep gedaan op ons vermogen om ons aan te passen aan nieuwe eisen en wensen. Gemeentelijke herindelingen, ontvlechtingen, samenwerken in de keten, zaakgericht werken, besparingen, budgetten, transities en transformaties: in het sociaal domein verandert er veel en wordt er veel van gemeenten verwacht. Wanneer je meer inzicht hebt in je werkprocessen, is het gemakkelijker om optimaal in te spelen op de vele ontwikkelingen.
Gemeenten werken er voortdurend aan om bedrijfsprocessen naar een hoger niveau te brengen. Het daadwerkelijk grip hebben op je processen maakt het voor de organisatie mogelijk om overbodige stappen in het proces te elimineren, de klanttevredenheid te verbeteren en de efficiëntie te verbeteren. Bovendien vergroot je tegelijk het werkplezier van de professionals, want er blijft meer tijd over voor de gesprekken en complexe casuïstiek. Dus doen wat nodig is en niet meer wat overbodig is.
Het Sociaal Domein is breed en complex, waarbij we werken vanuit verschillende specialismes: de Participatiewet, de Wmo, de Jeugdwet, de Wet Inburgering, schuldhulpverlening en de leerplicht. We werken dan ook vanuit verschillende primaire processen en een groot aantal subprocessen. Bijna elke gemeente wil dicht bij de burger staan, werken vanuit de bedoeling en de klant centraal stellen. Maar doen we dat ook daadwerkelijk? Of verdwalen we wel eens in het woud van processen, procedures en regels.
Procesoptimalisatie
Via projectmatige inzet kan SHMC u ondersteunen bij het optimaliseren van uw processen in het Sociaal Domein. Daarin kunnen we u op verschillende manieren ondersteunen. Bijvoorbeeld via de mogelijk opvolgende ondersteuningsvormen:
Inzet LEAN-deskundigheid
Wij zetten specialisten in die gespecialiseerd zijn in de LEAN-systematiek, die diepgaande kennis hebben van het Sociaal Domein, die kennis hebben van procesapplicaties zoals Engage en die dergelijke procesoptimalisatieprojecten bij meerdere gemeenten hebben uitgevoerd.
Betrokkenheid en kennisoverdracht
Per taakveld betrekken wij de inhoudelijke specialisten van de gemeente intensief bij de procesoptimalisatie. Daarnaast betrekken we de kwaliteitsmedewerkers, de privacy-adviseur, de beheerder van uw procesapplicatie en/of daar waar nodig het management.
Tijdens onze inzet nemen we uw kwaliteitsmedewerkers mee in onze aanpak en dragen we onze kennis en expertise aan hen over. We kunnen uw kwaliteitsmedewerkers en project- of teamleiders ook scholen in de LEAN-systematiek. Zo borgen we dat de procesoptimalisatie niet iets eenmaligs is, maar leidt tot een continue verbetercyclus en een cultuur, waarin continue verbetering vanzelfsprekend is.
Verbeteradviezen
Per proces werken we een zogenaamde Verbeter-A3 voor u uit. Dit is een overzichtelijke samenvatting met de verbeteradviezen voor het betreffende proces dat is opgesteld in samenspraak met de inhoudelijke medewerkers binnen dat proces. In elk Verbeter-A3 komt het volgende aan de orde:
| – Probleemsituatie | Welke problemen zijn tijdens het beschrijven van het proces op tafel gekomen. Dit kan gaan om bijvoorbeeld onduidelijke werkafspraken, punten in het proces waar het vaak fout gaat, inefficiënte werkwijzen etc. |
| – Doel | Hoe vinden de medewerkers dat het eigenlijk zou moeten zijn? Uitgewerkt in een concreet en meetbaar doel. |
| – Oorzaakanalyse | Waardoor ontstaat het probleem? Welke oorzaak ligt daar aan ten grondslag. |
| – Tegenmaatregelen | Met welke concrete maatregelen of aanpassingen in het proces kunt u de oorzaak aanpakken, het probleem oplossen en het doel behalen? |
| – Implementatieplan | Hoe kunt u de tegenmaatregelen realiseren? Uitgewerkt in concrete stappen met beantwoording van de vragen: Door wie? Wanneer? En wat is de status? |
| – Opvolging | Hoe kunt u de voortgang meten en bewaken? |
Resultaten
Het doel van een procesoptimalisatie is om slimmer en efficiënter te werken. Dit leidt tot meetbare resultaten, zoals het verkorten van de doorlooptijd en/of bewerkingstijd binnen het proces of het terugbrengen van wachtlijsten.
Concrete voorbeelden van gerealiseerde resultaten zijn:
Ervaringen van opdrachtgevers met onze aanpak
Opdrachtgevers zijn zeer tevreden over onze aanpak. Zij zijn daarbij vooral tevreden over:
Meer informatie
Wilt u meer weten over onze mogelijkheden of wilt u graag gebruik maken van onze projectmatige inzet.
Neem dan contact met op met Christiaan Middelkamp, 06-15228544 , cmiddelkamp@shmc.nl
